Der kan indgås bookingaftaler mellem bestyrelsens udlånsansvarlige og en juridisk person, der står som arrangør af et KFUM og KFUK arrangement. Det er bestyrelsens udlånsansvarlige, der med bestyrelsens opbakning afgør om arrangementet, kan defineres som et KFUM og KFUK arrangement. Bemærk der gælder særlige forhold i forbindelse med lokaleudlån til Nytårsarrangementer.

Alle medlemmer af KFUM og KFUK i Distrikt Aarhus har yderligere mulighed for lån af lokaler til private arrangementer. I sådanne tilfælde er der arrangøren, der alene er ansvarlig overfor bestyrelsen.

Lokalerne udlejes ikke til fest søndag-torsdag.

Foreningens egne arrangementer har førsteprioritet

Foreningsarrangementer går altid forud for andre arrangementer af privat karakter eller KFUM og KFUK arrangementer, der ikke henhører under KFUM og KFUK i Aarhus Midtby. Det betyder, at endelig bookingaftale med eksterne parter (herunder privatpersoner) tidligst kan indgås tre måneder før det aktuelle udlån, medmindre der foreligger specielle hensyn. Da bør man henvende sig til den udlånsansvarlige. Dette gælder kun KFUM og KFUK-arrangementer.

Lokaler

Aftalen omfatter Midtbyens store lokale på Nørre Allé 29 1. sal tv. (+ gangareal og toiletter). Du har altså ikke ret til at bruge mødelokale og krea-rum, med mindre dette specifikt er aftalt med udlejer.

Aftalens gyldighed

Lejeaftaler er først gældende når lejetager har skrevet under på aftalen og indbetalt depositum.

Nøgle

Bestyrelsens udlånsansvarlige sikrer sig, at der er indgået aftale vedr. udlevering og tilbagelevering af nøgler. Ved lån af nøgle er det låntageren, der alene står til ansvar for nøglernes beskaffenhed.

Hensyn til naboer og øvrige brugere i huset

Det indskærpes, at der skal tages hensyn til de omkringliggende nabobygninger. Det betyder, at vinduer skal holdes lukket efter midnat, såfremt der spilles musik, lige så vel som at musikken skal dæmpes, sådan at naboerne ikke bliver generet. Sker dette ikke, forbeholder bestyrelsen sig ret til at reagere på dette – eksempelvis ved inddragelse af depositum. Såfremt der kommer en klage i forbindelse med udlejning, vil depositummet blive inddraget.

Herudover skal der tages hensyn til eventuelle øvrige brugere i huset. 

Indtagelse af alkohol

Der er ikke forbud mod indtagelse af alkohol i lokalerne, men alle spor herefter, det være sig tomme flasker, fulde flasker og lignende (herunder mangelfuld rengøring) skal fjernes (være bragt i orden) ikke senere end den førstkommende dag efter arrangementet kl. 12:00. Bestyrelsen forbeholder sig ret til at udelukke samt karantænesætte en låner, der ikke overholder de gældende regler.

Overnatning

Lokalerne er ikke er godkendt til overnatning. Evt. overnatning i lokalerne foregår derfor altid på lånerens ansvar.

Alarm

Hvis alarmen går i gang under udlånsperioden og ikke afmeldes påhviler det låner at kompensere KFUM og KFUK i Aarhus Midtby for eventuelle udlæg.

Rengøring og oprydning.

Efter brug af lokalerne skal møblementet stå som ved modtagelse. Borde og lignende tørres af og gulvet fejes, støvsuges og vaskes. Toiletterne rengøres, skraldespande tømmes og diverse klude lægges til vask i stueetagens rengøringsrum.

Man er selv ansvarlig for at skaffe sig af med affald. Der er to containere i gården, som man kan benytte. Hvis de er fulde, er det lejers ansvar at finde et andet sted til affaldet. Der er offentligt tilgængelige containere på Gl. Munkegade og Klosterport.

Skulle dette ikke være tilfældet, kan bestyrelsen pålægge låner at bringe forholdene i orden. Såfremt første henstilling ignoreres af låner, påligger det bestyrelsen at bringe forholdene i orden og rekvirere kompensation hos låner. Bestyrelsen forbeholder sig ret til at få det eventuelt nødvendige arbejde udført af professionelle fagfolk. Det påhviler låner at gøre bestyrelsens udlånsansvarlige opmærksom på, hvis der ødelagte effekter efter udlånet.